|  Správa dokumentů nebo také Systém pro správu dokumentů - Document management system (DMS) nebo Electronic Document management (EDM), je počítačový systém určený ke správě elektronických dokumentů a/nebo zdigitalizovaných papírových dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním.
Termín správa dokumentů se překrývá s termínem systém pro správu obsahu. Zatímco systémy pro správu obsahu obvykle pomáhají uživatelům s procesem tvorby dokumentu, systémy pro správu dokumentů oproti tomu obsah dokumentů neřeší a berou dokumenty jako atomické prvky.
Kde můžete využít DMS pro váš business:
- Archivace firemních dokumentů v elektronické podobě
- Řízení verzí dokumentu
- Pokrytí aktivní části životního cyklu dokumentu
- Jednoduché procesy schvalování dokumentů
- Hlídání lhůt pro zpracování dokumentu
- DMS také lze využít pro fulltextové vyhledávání napříč dokumenty
Typický systém pro správu dokumentů řeší následující problémy:
- Správa souborů vkládání dokumentů. Zde stojí za zmínku ne/náročnost vyplňování metapopisu, schopnost autodetekce a způsob hromadného ukládání dokumentů z aplikací, které neumožňují realizovat přímý zapis do databáze (Active Folder, Database connection).
- Automatické přidělování identifikátorů dokumentům a jejich revizím přináší jistotu, že dokumentu a jeho revizi bude přiděleno číslo ze správné řady a že číslo bude v rámci systému (nebo složky) jednoznačné.
- Verzování verze/revize slouží pro odlišení různých stavů, ve kterých se dokument během svého života nacházel.
- Metapopis dokumentů a jejich revizí slouží k přidání dodatečné informace k dokumentu/revizi, která může, ale nemusí být součástí obsahu dokumentu. Obvykle je metapopis využíván pro rychlejší vyhledání konkrétního dokumentu. Např. autor dokumentu je typický prvek metapopisu. Jedna ze součástí metapopisu jsou i kategorie.
- Správa metapopisu je funkce nabízená pouze pokročilými systémy pro správu dokumentů. Umožňuje řídit, jaký metapopis budou dokumenty mít. Nejjednodušší systémy používají sadu předdefinovaných parametrů, pokročilejší systémy dovolují upravit metapopis dokumentů/revizí pro celý systém, zatímco nejpokročilejší dovolují řídit metapopis až na úroveň složek a dokonce jednotlivých dokumentů.
- Dostupnost dokumentace díky centralizovanému přístupu.
- Dokumenty jsou poskytovany z jedného centrálního zdroje (distribuovaného či replikovaného), kde jsou vždy aktuální.
- Centralizace vede ke snížení redundance dat, protože je není potřeba vyměňovat mezi uživateli, stačí je pouze vložit do centra a poskytnout odkaz na místo, kde se nachází.
- Dohledatelnost slouží k vyhledávání informací jiným způsobem, než jakým byl dokument uložen. Vyhledávat by mělo být možné nejen v metapopisech, ale také přímo v uložených dokumentech, pokuď poskytují fulltextový index. Principem je, aby Správa dokumentů byla schopna vytěžit fultextový index a začlenit do svého vyhledávání. Z hlediska uživatelů je vhodné, aby šlo definovat kaskádovité podmínky vyhledávání (hledat ve vyhledaném), nebo omezit prohledávání jenom určitých polí (např. pole Autor).
- Kategorizace slouží k interaktivnímu zobrazování dokumentů podle kategorií. Kategorie by mělo být možné organizovat do hierarchických struktur (větví), kde nadřazená kategorie automaticky zahrnuje své podřízené.
- Přístupová práva slouží k omezení přístupu neautorizovaných uživatelů k datům systému. Opět najdeme celou škálu systémů od těch, kterým zcela systém přístupových práv chybí, přes ty, které dovolují vidět vše nebo nic, až po ty, které dokáží řídit přístup k jednotlivým složkám, k jednotlivým dokumentům, nebo dokonce i k jednotlivým položkám metapopisu.
- Archivace obvykle řeší problémy typu: Co s plným diskem? Jak zálohovat? Důležitou otázkou je: jak vyexportuji veškeré dokumenty ven, např. do adresářové struktury? Jak je přenesu do jiného systému? Zde nabízí odpověď strukturovaný XML.
- Workflow "tok dokumentů" v systémech pro správu dokumentů podporuje procesy oběhu dokumentace. Obyvkle umožňuje uživatelům vidět pohromadě "Dokumenty k vyřízení". Managementu pak obvykle poskytuje nástroje pro sledování dokumentu v rámci procesu, tj. např. umí dávat odpovědi na otázky "Které dokumenty jsou připraveny ke schválení déle než měsíc a stále ještě nebyly schváleny?".
|
